לרוב החברות הפרטיות הנהלת חשבונות חיצונית משתלמת יותר, כי משלמים על היקף העבודה בפועל ומקבלים צוות, גיבוי ובקרה. מנהלת חשבונות פנימית מתאימה כשיש עבודה לפחות למשרה מלאה, הרבה תנועות יומיות ותלות במידע מהשטח. בחברות רבות הפתרון הנכון הוא משולב: עובדת פנימית לקליטה ולתפעול, ומשרד חיצוני שמבקר, מדווח ומכין לדוחות.
השאלה הזו לא מוכרעת לפי השוואה בין משכורת לבין שכר טרחה. כדי להחליט נכון צריך להשוות עלות מלאה מול עלות מלאה, ולשאול מה קורה ביום שבו האדם שמחזיק את הספרים לא נמצא. במדריך הזה נעבור על השיקולים המרכזיים, בלי סכומים, כי הם משתנים מאוד בין חברות, ונסיים בסימנים שעוזרים לדעת איזה מודל מתאים לכם.
העלות של מנהלת חשבונות פנימית גבוהה מהמשכורת שמופיעה בתלוש. מי שמשווה רק את השכר הברוטו לשכר הטרחה של משרד חיצוני משווה בין שני דברים שונים. כדאי לחשב את כל מה שהעסקה של עובדת כוללת:
בצד של המשרד החיצוני, השאלה היא מה כלול בשכר הטרחה. משרד שמגדיר בכתב את היקף השירות מאפשר השוואה אמיתית. משרד שגובה בנפרד על כל דוח או שאלה עלול להתברר כיקר מהצפוי.
הנקודה הראשונה היא כמות העבודה. אם החשבונות של החברה דורשים כמה ימים בחודש, עובדת במשרה מלאה תהיה חלק מהזמן בלי עבודה חשבונאית, ולרוב תקבל משימות אחרות. זה לא בהכרח רע, אבל זה אומר שאתם משלמים על פקידה כללית ולא על מנהלת חשבונות. בהנהלת חשבונות חיצונית משלמים על היקף שמתאים לפעילות, והוא גדל או קטן יחד איתה.
מנגד, כשיש מאות תנועות בחודש, הרבה ספקים ולקוחות, מלאי, גבייה שוטפת ותשלומים יומיים, יש מספיק עבודה למשרה, ונוכחות קבועה בחברה הופכת ליתרון.
כדי להעריך את ההיקף, כדאי לספור כמה חשבוניות ספקים, חשבוניות מכירה ותנועות בנק יש בחודש רגיל, כמה חשבונות בנק וכרטיסי אשראי פעילים, והאם יש עובדים, מלאי או פעילות במטבע חוץ. עם הנתונים האלה משרד חיצוני יכול להציע היקף שירות מוגדר, ואתם יכולים להעריך כמה שעות עבודה פנימית זה היה דורש בפועל.
מנהלת חשבונות פנימית טובה מכירה את החברה לעומק, אבל היא אדם אחד. משרד חיצוני עובד עם חברות רבות, ולכן נתקל בשאלות מגוונות: ניכוי במקור, דיווחי מע"מ חריגים, עסקאות עם צדדים קשורים, שינויי חקיקה. כשמשהו לא שגרתי קורה, יש בו מי לשאול, ובדרך כלל גם רואה חשבון שמכיר את התמונה המלאה של הדוחות.
כדאי לזכור שאלו שני תפקידים שונים (ראו את המדריך על ההבדל בין רואה חשבון לבין מנהל חשבונות). גם כשיש מנהלת חשבונות בתוך החברה, החברה עדיין צריכה רואה חשבון לדוחות הכספיים, ולכן השאלה היא בעיקר מי עושה את העבודה השוטפת.
זה השיקול שבעלי חברות נוטים לפספס. כשאדם אחד גם רושם, גם מכין תשלומים וגם מתאים את הבנק, אין מי שבודק אותו. רוב הטעויות אינן מכוונות, אבל גם טעויות תמימות נשארות בספרים חודשים ארוכים כשאין עין שנייה.
אין כאן חשד כלפי אף עובדת. זו שאלה של מבנה, וכל רואה חשבון מבקר ישאל עליה. גם בעל החברה עצמו נהנה מכך שיש גורם בלתי תלוי שמסתכל על המספרים כל חודש ומתריע כשמשהו לא מסתדר.
דיווחי מע"מ, מקדמות וניכויים לא מחכים לאף אחד. כשמנהלת החשבונות היחידה בחופשה או בחופשת לידה, מישהו צריך להגיש את הדיווחים בזמן. וכשהיא עוזבת, הידע על מה נרשם ולמה עוזב איתה, לפעמים בלי חפיפה מסודרת.
הנהלת חשבונות חיצונית פותרת את רוב הבעיה הזו: התיק מנוהל בצוות, יש גיבוי, והעבודה מתועדת במערכת של המשרד. החיסרון הוא שאם תחליפו משרד בעתיד, צריך לתכנן מעבר מסודר, אבל זה מהלך מתוכנן ולא משבר.
כאן היתרון של עובדת פנימית ברור. היא במשרד, יכולה לענות מיד מה מצב הגבייה מלקוח מסוים, לבדוק חשבונית מול הזמנה, ולדבר עם מנהל הרכש באותו יום. במשרד חיצוני מקבלים תשובה בתוך זמן תגובה מוסכם, ולא תמיד באותה שעה.
הפער הזה הצטמצם מאוד. רוב המשרדים עובדים היום עם תוכנות בענן, גישה משותפת לנתונים, סריקת מסמכים וקבלת דוחות חודשיים קבועים, כך שבעלי החברה רואים את המספרים בלי לבקש. כדאי לשאול כל משרד מראש מה זמן התגובה המקובל, מי איש הקשר הקבוע שלכם, ואילו דוחות תקבלו בכל חודש.
בחברות רבות התשובה הנכונה היא לא אחד מהשניים אלא שילוב. פקידת הנהלת חשבונות בתוך החברה מטפלת בקליטת מסמכים, בגבייה, בתשלומים לספקים ובקשר השוטף עם הספקים והלקוחות. המשרד החיצוני מבקר את הרישומים, מבצע התאמות, מגיש את הדיווחים לרשויות, מכין את החברה לדוחות השנתיים ונותן מענה לשאלות מקצועיות.
אותו היגיון חל על שכר: אפשר להשאיר את איסוף נתוני הנוכחות בתוך החברה ולהעביר את הפקת השכר והדיווחים למשרד (ראו גם האם כדאי שאותו משרד ינהל גם את הנהלת החשבונות וגם את השכר).
אם החלטתם לבדוק משרדים, כדאי לקרוא את המדריך על איך בוחרים משרד הנהלת חשבונות לחברה בע"מ ולהכין רשימת שאלות לפני הפגישה.
אם אתם שוקלים לעבור לניהול חיצוני או למודל משולב, אפשר לקרוא על שירות הנהלת חשבונות לחברות של המשרד ולפנות אלינו. נשמח לבחון איתכם את היקף העבודה ולהציע מבנה שמתאים לחברה.
מנהלת חשבונות פנימית היא עובדת של החברה שעובדת במשרדיה. בהנהלת חשבונות חיצונית משרד מקצועי מנהל את הספרים ואת הדיווחים בתמורה לשכר טרחה, בדרך כלל עם צוות, גיבוי ובקרה.
לא תמיד. כשהיקף העבודה קטן ממשרה מלאה היא בדרך כלל משתלמת יותר, אבל בחברה עם עבודה יומיומית רבה עובדת פנימית עשויה להיות כדאית. צריך להשוות עלות מעסיק מלאה מול היקף שירות מוגדר.
פקידת הנהלת חשבונות בתוך החברה מטפלת בקליטת מסמכים, בגבייה ובתשלומים, ומשרד חיצוני מבקר את הרישומים, מגיש את הדיווחים לרשויות ומכין את החברה לדוחות השנתיים.
כן. חברה בע"מ צריכה רואה חשבון מבקר לדוחות הכספיים השנתיים. מנהלת החשבונות מטפלת בעבודה השוטפת, ורואה החשבון אחראי על הביקורת ועל הדוחות.
כשיש עובדת אחת בלבד צריך לתכנן מראש מי מגיש את הדיווחים בזמן. במשרד חיצוני התיק מנוהל בצוות, ולכן הדיווחים ממשיכים גם כשאחד מאנשי הצוות לא זמין.