ברוב החברות הפרטיות כן. כשאותו משרד מנהל את הנהלת החשבונות ואת השכר, ההתאמה בין תלושי השכר, דוחות 102 ו-126 והספרים נעשית במקום אחד, ויש גורם אחד שאחראי לתמונה המלאה. התנאי הוא שבמשרד יש חשב שכר מקצועי ולא רק מנהל חשבונות שמפיק תלושים. פיצול נכון בעיקר כשהשכר מורכב במיוחד או מנוהל כבר היטב בתוך החברה.
השאלה עולה כמעט בכל חברה שמחפשת משרד חיצוני: לתת לו רק את הנהלת החשבונות, או גם את השכר. התשובה הקצרה היא שאיחוד של הנהלת חשבונות ושכר אצל ספק אחד חוסך עבודה כפולה וטעויות התאמה, אבל הוא שווה משהו רק אם המשרד באמת חזק בשני התחומים. המדריך הזה מסביר מה מרוויחים, מה הסיכונים, מה כדאי לבדוק לפני שמחליטים, ובאילו מקרים עדיף להשאיר את השכר אצל גורם נפרד.
היתרון המרכזי הוא שהשכר והספרים מדברים זה עם זה. השכר הוא בדרך כלל אחת ההוצאות הגדולות של חברה, והוא יוצר בכל חודש שורה של רישומים: הוצאות שכר, חובות לעובדים, ניכויים שצריך להעביר לרשות המסים ולביטוח הלאומי, והפקדות לקופות הגמל והפנסיה. כשאותו משרד מפיק את התלושים ורושם אותם בספרים, הרישום נעשה מתוך אותם נתונים ולא מתוך קובץ שמישהו אחר שלח.
כאן ההבדל מורגש יותר מכל מקום אחר. דוח 102 מדווח בכל חודש על הניכויים מהשכר, ודוח 126 מסכם בסוף השנה את השכר והניכויים של כל עובד. שני הדוחות צריכים להתאים זה לזה, והם צריכים להתאים גם להוצאות השכר שבדוחות הכספיים של החברה. פער בין הדוחות הוא סיבה נפוצה לשאלות מצד רשות המסים או הביטוח הלאומי.
על ההבדלים בין הדוחות ועל מה שמדווחים בכל אחד מהם אפשר לקרוא במדריך דוח 856 ודוח 126: מה מדווחים ועד מתי.
כשיש גורם אחד שאחראי גם להנהלת החשבונות וגם לשכר, אין ויכוח על מי טעה. אם יש פער בניכויים, בהפרשה לפנסיה או ברישום הוצאה, יש כתובת אחת שצריכה לבדוק ולתקן.
זה בולט במיוחד בסגירת השנה. רואה החשבון המבקר צריך לקבל נתוני שכר מלאים ומותאמים, הפרשות לחופשה, להבראה ולפיצויים, ופירוט של חובות לעובדים ולמוסדות. משרד שמחזיק את שני התחומים מכין את החומר הזה מתוך המערכות שלו, ולכן סגירת הספרים מהירה יותר ויש פחות שאלות חוזרות.
האיחוד לא חינם, וכדאי להכיר את המחיר שלו מראש.
אם אתם שוקלים משרד אחד להנהלת חשבונות ושכר, בדקו קודם את צד השכר, כי שם הפערים בין משרדים גדולים יותר.
פיצול בין הנהלת חשבונות לחשבי שכר נפרדים מתאים בעיקר כשהשכר עצמו הוא פרויקט מורכב, או כשהוא כבר עובד טוב ואין סיבה לגעת בו.
גם במצב של פיצול כדאי לקבוע מי אחראי להתאמה החודשית בין השכר לספרים, אחרת היא לא תיעשה. הגדירו בכתב איזה דוח יוצא ממערכת השכר בכל חודש, מתי הוא מגיע למשרד הנהלת החשבונות ומי בודק שהיתרות מתאימות. ואם תחליטו לאחד בהמשך, תכננו את המעבר מראש (ראו איך מעבירים את הנהלת החשבונות למשרד חדש בלי לעצור את העבודה).
בשירות הנהלת החשבונות לחברות של שמש רואי חשבון השכר יכול להיות חלק מאותו שירות: הפקת תלושים, דיווחים חודשיים, התאמה לספרים בכל חודש והכנת נתוני השכר לסגירת השנה. אם אתם שוקלים לאחד את הנהלת החשבונות והשכר אצל משרד אחד, או רוצים לבדוק אם הפיצול הנוכחי עובד אצלכם, אפשר לפנות אלינו לשיחת היכרות ולעבור יחד על המבנה שמתאים לחברה שלכם.
כן, הרבה משרדים מציעים הנהלת חשבונות ושכר יחד. כדאי לוודא שיש במשרד חשב שכר מקצועי שמכיר את דיני העבודה ואת סוג העובדים שלכם, ולא רק מנהל חשבונות שמפיק תלושים.
ההתאמה בין נתוני השכר, דוחות 102 ו-126 והספרים נעשית במקום אחד ובאחריות של גורם אחד. כך פערים מתגלים ומתוקנים במהלך השנה, ולא רק כשמגיעים לדוחות הכספיים.
כשהשכר מורכב במיוחד, למשל הרבה עובדים או הסכם קיבוצי, כשיש בחברה חשבת שכר פנימית שעובדת טוב, או כשחברת האם דורשת ספק שכר מסוים. גם אז כדאי לקבוע מי אחראי להתאמה החודשית.
בעיקר תלות: מעבר למשרד אחר מסובך יותר, ותקלה אצל הספק משפיעה על שני התחומים. כדי לצמצם את הסיכון כדאי לוודא שהנתונים בבעלות החברה ושאפשר לקבל אותם בכל עת.