בוחרים משרד הנהלת חשבונות לחברה לפי האנשים ותהליך העבודה, לא לפי המחיר. לפני שחותמים כדאי לברר מי קולט את המסמכים ומי בודק אותו, האם רואה חשבון מפקח, אילו דוחות חודשיים תקבלו ועד מתי, באיזו תוכנה עובדים, מה כלול בשכר הטרחה, מה זמן התגובה, מי מחליף בהיעדרות, איך מטפלים בטעויות ומה תנאי היציאה. את התשובות כדאי לקבל בכתב.
משרד הנהלת חשבונות לחברה בע"מ אחראי על הבסיס שעליו נבנה כל השאר: דיווחי המע"מ והניכויים, הדוחות הכספיים שרואה החשבון המבקר יחתום עליהם, והמספרים שלפיהם אתם מקבלים החלטות. משרד שעובד בלי סדר יעלה לכם בזמן ניהול, בתיקונים ולפעמים גם בקנסות. ההצעות שתקבלו ייראו דומות על הנייר, ולכן ההבדלים מתגלים רק כששואלים את השאלות הנכונות. המדריך הזה עוסק בבחירת המשרד שמנהל את הספרים השוטפים. אם אתם בוחרים רואה חשבון לביקורת, לייעוץ מס ולייצוג, יש שיקולים נוספים, ואותם פירטנו במדריך איך בוחרים רואה חשבון לעסק.
השאלה הראשונה היא מי האדם שיעבוד על התיק שלכם מדי חודש, ולא מי שפוגש אתכם בפגישת ההיכרות. במשרדים רבים הקליטה נעשית בידי מנהלי חשבונות או צוות קליטה, וזה תקין, כל עוד יש מעליהם מי שבודק את העבודה.
משרד הנהלת חשבונות טוב מגדיר מראש מה יוצא ממנו כל חודש, ולא רק מה הוא מגיש לרשויות. הדיווחים למע"מ, למקדמות ולניכויים הם חובה. מה שמבדיל בין שירות רישום לבין שירות שעוזר לנהל חברה הוא הדוחות הניהוליים: רווח והפסד חודשי, יתרות לקוחות וספקים, התאמות בנק ותמונת מזומנים.
רשימה מפורטת של הדוחות שכדאי לדרוש מופיעה במדריך אילו דוחות חברה צריכה לקבל ממשרד הנהלת החשבונות בכל חודש.
שאלו באיזו תוכנה המשרד עובד ואיך המסמכים מגיעים אליו, כי מזה נגזר כמה עבודה תישאר אצלכם בחברה.
השוואת מחירים בין משרדים לא אומרת הרבה בלי השוואת היקף. בקשו פירוט בכתב של מה כלול בשכר הטרחה החודשי ומה נחשב עבודה נוספת. אלה הנקודות שבהן נוצרות בדרך כלל אי הבנות:
כדאי גם לשאול איך מתמחרת עבודה שלא נכללה בהסכם, כדי שלא תגלו את התשובה בחשבונית.
אם יש לחברה עובדים, שאלו אם המשרד מפיק את השכר בעצמו או מעביר אותו לגורם חיצוני. כשהשכר נעשה במקום אחר, צריך שמישהו יתאם בין דוחות השכר לבין הספרים, אחרת ההפרשות והדיווחים על השכר לא מתיישבים עם מה שרשום בהנהלת החשבונות. שכר באותו משרד חוסך את התיאום הזה, אבל מרכז אצל גורם אחד יותר אחריות, ולכן חשוב עוד יותר לבדוק את הבקרה שלו. שאלו מי מכין את התלושים, מה המועד האחרון למסירת נתוני נוכחות, ומי עונה לעובדים כשיש להם שאלה על התלוש.
שאלו מה זמן התגובה המקובל במשרד, ובקשו שיופיע בהסכם. "נחזור אליכם" בלי מסגרת זמן הוא לא תשובה, במיוחד כשאתם צריכים נתון לפני תשלום גדול לספק, פגישה בבנק או חתימה על הסכם.
בכל משרד קורות טעויות, והשאלה היא מה קורה אחריהן. משרד מקצועי יאמר לכם בגלוי איך הוא מגלה טעויות, איך הוא מדווח עליהן ללקוח ואיך הוא מתקן אותן. כדאי לשאול:
הרגע הנכון לבדוק איך עוזבים משרד הנהלת חשבונות הוא לפני שמצטרפים אליו. קראו בהסכם מה תקופת ההתחייבות, כמה זמן הודעה מוקדמת נדרש, ומה המשרד מחויב למסור לכם בסיום: קובץ גיבוי של הספרים, המסמכים המקוריים, דוחות השכר ותיעוד ההתאמות. סעיף שמתנה את מסירת החומר בתשלום של כל חוב שנוי במחלוקת עלול להשאיר אתכם בלי ספרים בדיוק כשאתם צריכים אותם. אם אתם כבר עובדים עם משרד ושוקלים לעבור, ראו את המדריך איך מעבירים את הנהלת החשבונות למשרד חדש בלי לעצור את העבודה.
אם אתם בודקים משרדים עכשיו, אפשר להשתמש בשאלות האלה כרשימה ולהשוות את התשובות בכתב. בשמש רואי חשבון הנהלת החשבונות של חברות נעשית בפיקוח רואה חשבון, כולל דוחות חודשיים ושכר, והפירוט נמצא בעמוד הנהלת חשבונות לחברות.
משרד הנהלת חשבונות מטפל ברישום השוטף, בדיווחים החודשיים ובדוחות הניהוליים, ולכן בוחרים אותו בעיקר לפי תהליך העבודה, הבקרה והזמינות. רואה חשבון בוחרים גם לפי הניסיון בביקורת, בייעוץ מס ובייצוג מול הרשויות. בחלק מהמשרדים שני השירותים נמצאים תחת אותו גג.
לא בהכרח. אבל חברה בע"מ צריכה רואה חשבון מבקר לדוחות הכספיים, ולכן כדאי לבדוק מראש מי מפקח על הספרים במהלך השנה ואיך החומר יעבור לרואה החשבון בסגירה השנתית.
את היקף השירות ומה נגבה בנפרד, רשימת הדוחות החודשיים ומועדיהם, זמן התגובה, מי אחראי על התיק ומי מחליף אותו, איך מטפלים בטעויות, ומה המשרד מוסר לכם בסיום ההתקשרות.
לרוב זה חוסך תיאום בין דוחות השכר לספרים ומקטין את הסיכוי לפערים. מנגד, זה מרכז יותר אחריות אצל גורם אחד, ולכן חשוב לבדוק את הבקרה במשרד ואת זמני התגובה לשאלות של עובדים.
סימנים נפוצים: דוחות שמגיעים באיחור או לא מגיעים, תשובות שמתעכבות ימים, אף אחד לא יודע לענות כשמנהל החשבונות חסר, טעויות שמתגלות רק בסוף השנה, ושכר טרחה שמשתנה בלי הסבר.