SHEMESH CPA

איך מעבירים את הנהלת החשבונות של החברה למשרד חדש בלי לעצור את העבודה?

מעבירים את הנהלת החשבונות של החברה בסוף תקופת דיווח, רצוי לא בעומס של סוף השנה. מקבלים מהמשרד הקודם קובץ גיבוי, מאזן בוחן, פירוט יתרות פתוחות, התאמות בנקים וקובצי שכר, מעדכנים את ההרשאות מול הרשויות, ומריצים חודש אחד במקביל. כך הדיווחים, השכר והתשלומים ממשיכים בלי הפסקה, והמשרד החדש מתחיל מנקודה בדוקה.

החלפת משרד הנהלת חשבונות היא החלטה שחברות רבות דוחות שוב ושוב, בעיקר מחשש שמשהו ייפול בין הכיסאות: דוח מע"מ שלא יוגש, משכורת שתתעכב או יתרה שאף אחד לא יודע להסביר. בפועל, מעבר מסודר של הנהלת חשבונות לחברה הוא תהליך מוכר, והסיכון העיקרי בו הוא חוסר תכנון ולא המעבר עצמו. המדריך הזה מפרט מתי כדאי לעבור, מה צריך לקבל מהמשרד הקודם, איך עובדים בתקופת החפיפה ומה בודקים בחודש הראשון.

מתי נכון להחליף משרד הנהלת חשבונות

הזמן הנכון לעבור הוא מיד אחרי סגירה של תקופת דיווח, כשהחודש או הרבעון הקודם כבר דווח ונסגר אצל המשרד הקודם. כך יש קו חיתוך ברור: עד תאריך מסוים האחריות אצל המשרד הישן, ומהתאריך הזה אצל החדש.

אם עוד לא בחרתם את המשרד החדש, שווה להתחיל מהקריטריונים לבחירה (ראו את המדריך איך בוחרים משרד הנהלת חשבונות לחברה בע"מ).

מה לקבל מהמשרד הקודם

הדבר החשוב ביותר במעבר הוא לקבל את המידע בצורה מלאה ומסודרת, ולא רק את הקלסרים. כדאי להכין רשימה בכתב ולבקש את הפריטים הבאים:

עדכון ההרשאות מול הרשויות

במקביל להעברת החומר צריך לעדכן מי מייצג את החברה מול הרשויות. המשרד החדש צריך לקבל הרשאות גישה לתיקי החברה ברשות המסים ובמוסד לביטוח לאומי, וההרשאות של המשרד הקודם צריכות להסתיים או להצטמצם בהתאם. האופן המדויק נקבע בנהלים של כל רשות ויכול להשתנות, ולכן כדאי לבקש מהמשרד החדש לרכז את העדכון ולוודא שהוא הושלם לפני מועד הדיווח הראשון שלו. אל תשכחו גם גישות לבנק, למערכת השכר ולקופות הגמל, אם המשרד מטפל בהן.

הרצה מקבילה: חודש אחד בשתי ידיים

הדרך הבטוחה לעבור בלי לעצור את העבודה היא תקופת חפיפה קצרה, שבה המשרד החדש כבר עובד על החודש הראשון והמשרד הקודם עדיין זמין לשאלות. אין צורך ששני המשרדים ירשמו את כל התנועות פעמיים. מה שחשוב הוא שיהיה מישהו שיכול לענות על "למה היתרה הזו כאן". משך החפיפה תלוי בהיקף הפעילות, במספר העובדים ובמצב הספרים שהתקבלו, ולכן כדאי לקבוע אותו יחד עם המשרד החדש אחרי שהוא ראה את החומר, ולא מראש. בחברה עם פעילות פשוטה החפיפה יכולה להיות קצרה, ובחברה עם הרבה ספקים, פרויקטים או עובדים כדאי לתת לה יותר מקום.

רשימת בדיקה לחודש הראשון

החודש הראשון אצל המשרד החדש הוא חודש של בדיקה, לא רק של רישום. אלה הדברים שכדאי לוודא:

יחסים מקצועיים בין המשרדים

מעבר טוב תלוי גם ביחסים בין המשרד הקודם לחדש. בדרך כלל המשרדים מכירים את הנוהג ומעבירים את החומר כמקובל, ואין סיבה שהמעבר ייהפך לסכסוך.

מה לא לעשות במעבר

הטעויות הנפוצות במעבר חוזרות על עצמן, וכמעט כולן נובעות מחיפזון.

אם אתם שוקלים להעביר את הנהלת החשבונות של החברה ורוצים לדעת איך זה ייראה אצלכם, אפשר לפנות אלינו ולעבור יחד על רשימת החומר ועל לוח הזמנים. פרטים על השירות נמצאים בעמוד הנהלת חשבונות לחברות.

מתי הכי נכון להחליף משרד הנהלת חשבונות?

מיד אחרי שתקופת דיווח נסגרה ודווחה אצל המשרד הקודם, ורצוי לא בחודשים העמוסים שסביב סגירת שנת המס. כך יש תאריך חיתוך ברור בין האחריות של שני המשרדים.

מה חייבים לקבל מהמשרד הקודם?

קובץ גיבוי מלא של הספרים, מאזן בוחן לתאריך החיתוך, פירוט יתרות פתוחות של לקוחות וספקים, התאמות בנקים, קובצי שכר ונתוני עובדים, והעתקים של הדיווחים האחרונים שהוגשו לרשויות.

האם צריך לעדכן את הרשויות על החלפת המשרד?

כן. המשרד החדש צריך לקבל הרשאות לייצג את החברה מול רשות המסים והמוסד לביטוח לאומי, לפי הנהלים של כל רשות. כדאי שהמשרד החדש ירכז את העדכון ויוודא שהוא הושלם לפני הדיווח הראשון שלו.

מה זו הרצה מקבילה ולמה היא חשובה?

תקופה קצרה שבה המשרד החדש כבר עובד והמשרד הקודם עדיין זמין לשאלות. היא מאפשרת לבדוק את יתרות הפתיחה ואת השכר הראשון מול הנתונים הקודמים, כך שהדיווחים והמשכורות ממשיכים בלי הפסקה.

מה עושים אם המשרד הקודם מעכב את מסירת החומר?

קודם כול בודקים שאין שכר טרחה פתוח ושהבקשה נשלחה בכתב עם רשימה ברורה. ברוב המקרים פנייה ישירה ומקצועית בין המשרדים פותרת את העיכוב.