חברה שמנהלת הנהלת חשבונות כפולה צריכה לקבל בכל חודש לפחות: דוח רווח והפסד, מאזן בוחן, התאמות בנקים, כרטסות וגיול של לקוחות וספקים, ריכוז של דיווחי מע"מ, מקדמות וניכויים, סיכום שכר ותמונת תזרים. אם אתם מקבלים רק דוח מע"מ ומספר לתשלום, הספרים אולי מעודכנים לרשויות, אבל לא לכם. דוחות שמגיעים באיחור, בלי הסבר או בכלל לא, הם סימן לבדוק את השירות.
הנהלת חשבונות כפולה נועדה, מעבר לדיווח לרשויות, לתת להנהלה תמונה מלאה של החברה: כל תנועה נרשמת בשני צדדים, ולכן אפשר להפיק ממנה גם רווח והפסד וגם יתרות של בנק, לקוחות, ספקים והתחייבויות. אם הספרים מנוהלים כמו שצריך, הדוחות האלה כבר קיימים במערכת, והשאלה היא רק אם הם מגיעים אליכם, מתי ובאיזו רמת בדיקה. המדריך מיועד לבעלי חברות ומנהלים שרוצים לדעת מה לדרוש מהמשרד שמנהל להם את הספרים, ואיך לזהות שמשהו חסר.
דוח מע"מ ותשלום מקדמה מראים שהחברה עומדת בחובות הדיווח, אבל לא אומרים לכם אם היא מרוויחה, כמה לקוחות חייבים לה, או אם יש כסף לשלם משכורות בעוד חודשיים. משרד שמנהל הנהלת חשבונות כפולה לחברה צריך לסגור כל חודש כך שהמספרים ישמשו גם אתכם. כדאי להגדיר מראש, בהסכם השירות, אילו דוחות מגיעים, באיזה מועד אחרי סוף החודש ובאיזה פורמט. רוב הדוחות שמתוארים כאן לא דורשים עבודה נוספת מעבר לסגירה חודשית תקינה, ולכן הבקשה לקבל אותם אינה דרישה חריגה. מה שכן דורש עבודה הוא הבדיקה וההסבר שמלווים אותם, וזה בדיוק ההבדל בין משרד שמקליד חשבוניות לבין משרד שמנהל את הספרים בשבילכם (ראו גם את המדריך מה כולל שירות הנהלת חשבונות לעסק).
זה הדוח הראשון שכדאי לפתוח. הוא מציג הכנסות, עלות מכר, הוצאות תפעול והוצאות מימון לחודש ומתחילת השנה. איך לקרוא אותו:
חשוב לזכור שרווח בדוח אינו כסף בבנק. חברה יכולה להציג רווח יפה ועדיין להתקשות בתשלומים, למשל כשלקוחות משלמים באיחור או כשהמלאי גדל. לכן את הדוח הזה קוראים יחד עם הגיול והתזרים, ולא לבד.
מאזן בוחן הוא רשימת כל החשבונות בספרים והיתרות שלהם. בהנהלת חשבונות כפולה סך החובה שווה לסך הזכות, ומכאן שהוא הכלי שמראה אם הספרים מאוזנים ושלמים. לא צריך לקרוא כל שורה, אבל כדאי לבדוק:
התאמת בנק משווה את התנועות בספרים לתנועות בחשבון הבנק בפועל. זה הדוח שמוכיח שהספרים משקפים את המציאות. כדאי לקבל אותו לכל חשבון בנק ולכל כרטיס אשראי של החברה, עם רשימת הפריטים הפתוחים.
דוח גיול מחלק את החובות לפי ותק: כמה חייבים לכם (ואתם חייבים) עד חודש, עד חודשיים ומעבר לזה. זה אחד הדוחות השימושיים ביותר לניהול שוטף.
כאן הדוח הוא בעיקר ריכוז של מה שדווח ושולם, והמטרה היא שתדעו מה יצא מהחשבון ולמה. כדאי לקבל:
מעבר לריכוז עצמו, בקשו שהמשרד יציין כל חוב פתוח מול רשות המסים או ביטוח לאומי, כל דרישה או מכתב שהתקבלו, וכל דיווח שהוגש באיחור. אלה פרטים שקל לפספס כשכל מה שמגיע אליכם הוא סכום לתשלום.
תזרים אינו דוח חובה, אבל חברה שמנהלת ספרים כפולים מעודכנים יכולה לקבל אותו כמעט בלי עבודה נוספת. השילוב של יתרות הבנק, גיול הלקוחות, גיול הספקים ותשלומי השכר והמסים הצפויים נותן תחזית פשוטה לחודשיים-שלושה קדימה. זה המקום שבו רואים מראש חודש שבו התשלומים גבוהים מהגבייה, ויש זמן לפעול. לא כל משרד מספק את זה כחלק מהשירות הבסיסי, ולכן כדאי לשאול על כך במפורש.
הבעיה הנפוצה היא לא טעות בודדת, אלא שירות שמכוון רק לדיווח לרשויות. כדאי לשים לב ל:
אם כמה מהסימנים האלה מוכרים לכם, זה לא בהכרח אומר שצריך להחליף משרד. לפעמים מספיק להגדיר מחדש מה מגיע ומתי. אם אתם כבר בוחנים חלופה, ראו את המדריך איך בוחרים משרד הנהלת חשבונות לחברה בע"מ.
בשמש רואי חשבון הדיווח החודשי להנהלה הוא חלק מהשירות, לצד הדיווחים לרשויות. אפשר לקרוא על שירות הנהלת החשבונות לחברות ולבדוק אם הוא מתאים לכם.
דוח רווח והפסד מציג את ההכנסות וההוצאות של תקופה ואת הרווח שנוצר בה. מאזן בוחן מציג את היתרות של כל החשבונות בספרים, כולל בנקים, לקוחות, ספקים והתחייבויות, ומאפשר לבדוק שהספרים מאוזנים ושלמים.
החובה לנהל ספרים ולדווח לרשויות היא של החברה, וההיקף של הדיווח להנהלה נקבע בהסכם עם המשרד. לכן כדאי לכתוב בהסכם במפורש אילו דוחות מגיעים, באיזו תדירות ותוך כמה זמן מסוף החודש.
דוח גיול מחלק את חובות הלקוחות לפי ותק החוב. הוא מראה מי משלם באיחור ועל איזה סכום, ומאפשר לטפל בגבייה לפני שהחוב הופך לבעיה תזרימית.
בחברה שמנהלת הנהלת חשבונות כפולה מקובל לבצע התאמה לכל חשבון בנק וכרטיס אשראי בכל חודש. התאמה שנדחית לרבעון או לסוף השנה מקשה לאתר טעויות ותנועות חסרות.
לא תמיד. התחזית נשענת על נתונים שכבר קיימים בספרים, אבל לא כל משרד מספק אותה כחלק מהשירות הבסיסי. כדאי לשאול על כך מראש ולהגדיר אותה בהסכם אם היא חשובה לכם.