עוסק שכותב חשבוניות מס בפנקס ידני, או עובד עם תוכנה שאינה מחוברת לרשות המסים, מבקש מספר הקצאה ביישום המקוון "בקשה למספר הקצאה לחשבונית מס" באתר gov.il. ממלאים את מספר העוסק של הלקוח, את מספר החשבונית, את הסכום לפני מע"מ ואת סכום המע"מ, מקבלים מספר בן 9 ספרות ורושמים אותו על החשבונית. מ-1.6.2026 זה נדרש כשהסכום לפני מע"מ עולה על 5,000 ש"ח והלקוח עוסק מורשה.
רוב העסקים מקבלים מספר הקצאה בלי לחשוב על זה: תוכנת הנהלת החשבונות פונה לרשות המסים ברקע והמספר מודפס על החשבונית. אבל עדיין יש עוסקים שכותבים חשבוניות מס בפנקס מודפס, בעלי מקצוע שעובדים בשטח, או עסקים שהתוכנה שלהם לא מחוברת לממשק של רשות המסים. בשבילם קיים ערוץ ידני רשמי, ובו עוסק המדריך הזה.
הוראת ביצוע מע"מ 01/2025 מתארת את היישום האינטרנטי הייעודי ככלי שנועד לעוסקים שמשתמשים בפנקסי חשבוניות, ולמקרים שבהם לא ניתן לבקש את המספר דרך התוכנה.
בחשבונית ידנית חלים בדיוק אותם כללים כמו בחשבונית ממוחשבת. בשנת 2026 מספר הקצאה נדרש כשמתקיימים כל התנאים הבאים:
אם הלקוח הוא אדם פרטי או עוסק פטור, הוא לא מנכה מס תשומות ולכן בדרך כלל אין לו צורך במספר (ההבדלים בין הסטטוסים מוסברים במדריך על עוסק פטור ועוסק מורשה). מנגד, לקוח שהוא עוסק מורשה ומקבל חשבונית מעל הסף בלי מספר הקצאה לא יוכל לנכות את המע"מ שבה, ולכן הוא צפוי לבקש ממכם חשבונית מתוקנת.
לפני הבקשה הראשונה צריך רישום חד-פעמי לשירותים הדיגיטליים דרך האזור האישי באתר רשות המסים. עוסק יחיד נרשם במסלול "רישום עבורי", וחברה במסלול "רישום/עדכון עבור תאגיד". הוראת הביצוע ממליצה להצטייד מראש בכרטיס אשראי ובטופס 106 של השנה הקודמת, או בנתוני דיווח למס הכנסה או למע"מ. הנתונים משמשים לזיהוי בלבד.
אם מזכירה, מנהל חשבונות או מייצג מבקשים את המספרים בשבילכם, צריך לתת להם הרשאה ב"מערכת הרשאה לביצוע פעולות דיגיטליות". הגורם המורשה מקבל הודעה במסרון או במייל, מזדהה ומאשר, ורק אז הוא יכול לפעול. גם הוא צריך להיות רשום לשירותי הדיגיטל. תאגיד חייב לפעול דרך גורמים מוסמכים, ועוסק יחיד רשאי לבקש בעצמו. לפי הוראת הביצוע, ההרשאה בתוקף עד שנה או עד שמבטלים אותה.
נכנסים לשירות "בקשה למספר הקצאה לחשבונית מס" באתר gov.il, לוחצים על "להגשת הבקשה" וממלאים:
השירות ללא עלות ומותאם לטלפון נייד, כך שאפשר לבקש את המספר גם אצל הלקוח, לפני שמוסרים לו את החשבונית.
אם הבקשה אושרה, מתקבל מספר הקצאה בן 9 ספרות. רושמים אותו בבירור על גבי חשבונית המס, גם על העותק שנמסר ללקוח וגם על ההעתק שנשאר בפנקס. ודאו שהנתונים שהקלדתם זהים למה שכתוב בחשבונית: מספר החשבונית, מספר העוסק של הלקוח והסכומים. הלקוח יכול לאמת את המספר בשירות האימות של רשות המסים, ושם יוצגו לו הפרטים כפי שאתם דיווחתם אותם. אי-התאמה תעורר שאלות ועלולה לעכב את ניכוי המע"מ אצלו.
גם בחשבונית ידנית רשות המסים רשאית לסרב כשיש יסוד סביר לחשש שהחשבונית הוצאה שלא כדין. במקרה כזה מתקבלת הודעה מקוונת עם העילה ועם ארבע חלופות: לבטל את הבקשה, להמשיך בלי מספר (ואז הלקוח לא מנכה תשומות), לבחור ב"היפוך חיוב" כשהקונה הוא עוסק מורשה, או לפנות ליחידת הבקרה ולקבוע שימוע. הפירוט המלא נמצא במדריך מספר הקצאה לחשבונית 2026.
קבלן שיפוצים עובד עם פנקס חשבוניות ומסיים ביולי 2026 עבודה לחברה בסכום של 8,000 ש"ח לפני מע"מ. מכיוון שהסכום עולה על 5,000 ש"ח והלקוחה היא עוסק מורשה, לפני שהוא מוסר את החשבונית הוא נכנס מהטלפון ליישום, מזין את מספר החברה, את מספר החשבונית מהפנקס, 8,000 ש"ח לפני מע"מ ואת סכום המע"מ, ומקבל מספר בן 9 ספרות. הוא כותב את המספר על המקור ועל ההעתק ומוסר את החשבונית. החברה מאמתת את המספר ומנכה את מס התשומות. אילו אותה עבודה הייתה בסכום של 4,000 ש"ח לפני מע"מ, לא היה צורך במספר, אבל הוא עדיין היה רשאי לבקש אותו.
פנקס חשבוניות עדיין מותר לשימוש, אבל כל חשבונית מס מעל הסף ללקוח שהוא עוסק מורשה צריכה לעבור דרך היישום המקוון. בנו שגרה קבועה: רישום והרשאות פעם אחת, בקשה לפני מסירת החשבונית, ובדיקה שהמספר והסכומים הועתקו נכון. אם הניירת מתחילה להכביד ואתם שוקלים מעבר לתוכנה או לשירות הנהלת חשבונות מלא, אפשר לפנות אלינו.
נרשמים לשירותי הדיגיטל של רשות המסים, נכנסים לשירות "בקשה למספר הקצאה לחשבונית מס" ב-gov.il וממלאים את מספר העוסק של הלקוח, את מספר החשבונית, את הסכום לפני מע"מ ואת סכום המע"מ. המספר שמתקבל נרשם על החשבונית.
כן. הכללים זהים: מ-1.6.2026 חשבונית מס ללקוח שהוא עוסק מורשה, שסכומה לפני מע"מ עולה על 5,000 ש"ח, צריכה מספר הקצאה כדי שהלקוח יוכל לנכות את מס התשומות.
כן, בתנאי שנתתם לו הרשאה במערכת ההרשאות לפעולות דיגיטליות של רשות המסים והוא אישר אותה. לפי הוראת הביצוע, ההרשאה תקפה עד שנה או עד שהיא מבוטלת.
לא. לפי דף השירות ב-gov.il, הבקשה למספר הקצאה ניתנת ללא עלות.