שירות הנהלת חשבונות כולל רישום שוטף של הכנסות והוצאות, התאמות בנקים וספקים, דיווחי מע"מ, מקדמות וניכויים, ובעסק עם עובדים גם חשבות שכר. שירות טוב מוסיף דוח חודשי שמראה לבעלים את המצב בפועל, ומלווה בפיקוח שוטף של רואה חשבון. בחברה בע"מ הספרים מנוהלים בשיטה כפולה, ולכן ההיקף רחב יותר מאשר אצל עוסק מורשה.
שירות הנהלת חשבונות הוא הרבה יותר מהקלדת חשבוניות. הוא כולל את הרישום השוטף של כל הפעילות, את הדיווחים התקופתיים לרשויות, ובעסק עם עובדים גם את השכר. שירות טוב גם מחזיר לבעלים מידע: מה נכנס, מה יצא, כמה נשאר ומה צפוי בחודש הבא. ההיקף המדויק משתנה לפי סוג העסק, מספר התנועות והאם יש עובדים, ולכן כדאי להגדיר אותו מראש ובכתב. המדריך הזה מפרט מה בדרך כלל נכלל, מה מבדיל שירות טוב משירות בינוני, ומה העסק צריך לתת מצדו.
הלב של שירותי הנהלת חשבונות הוא רישום מסודר של כל הכנסה והוצאה, על בסיס מסמכים: חשבוניות, קבלות, דפי בנק, חשבוניות ספקים וחוזים. הרישום צריך להתאים להוראות ניהול פנקסי חשבונות שחלות על העסק, שנקבעות לפי סוג העסק והיקפו.
שירות הנהלת חשבונות שוטף כולל את הדיווחים שהעסק חייב בהם במהלך השנה. התדירות של כל דיווח נקבעת לעסק על ידי הרשויות, ולכן היא לא זהה בין עסקים.
חשוב לדעת: הדוח השנתי לרשויות והדוחות הכספיים הם לרוב שירות נפרד, שרואה החשבון מכין על בסיס הספרים. כדאי לברר מראש אם הם כלולים בהסכם.
בעסק עם עובדים, הנהלת חשבונות וחשבות שכר הולכות יחד. השכר הוא בדרך כלל ההוצאה הגדולה ביותר, והוא משפיע על דיווחי הניכויים, על ביטוח לאומי ועל הדוחות השנתיים. חשבות שכר כוללת בדרך כלל:
כשאותו משרד מנהל גם את הספרים וגם את השכר, הנתונים עוברים ישירות לספרים ונבדקים מול הבנק, ופחות דברים נופלים בין הכיסאות. יש גם שיקולים לכאן ולכאן (ראו את המדריך כדאי שאותו משרד ינהל גם את הנהלת החשבונות וגם את השכר?).
שירות הנהלת חשבונות טוב לא מסתכם בהגשת דיווחים. הוא מחזיר לבעלים תמונה של העסק, בזמן שעוד אפשר לפעול לפיה. דוח חודשי בסיסי כולל:
הפירוט המלא, כולל מה כדאי לבקש בחברה בע"מ, נמצא במדריך אילו דוחות חברה צריכה לקבל ממשרד הנהלת החשבונות בכל חודש.
ההבדל בין שירותי הנהלת חשבונות לא נמצא ברשימת המשימות, שדומה אצל רוב המשרדים, אלא באופן שבו הן מבוצעות. שני משרדים יכולים להגיש אותם דוחות, ובכל זאת אחד מהם ישאיר אתכם עם ספרים שצריך לתקן בסוף השנה.
השירות טוב כמו החומר שמגיע אליו. גם המשרד הטוב ביותר לא יכול לרשום הוצאה שלא קיבל עליה מסמך.
היקף השירות תלוי במידה רבה בסוג הישות. אצל עוסק מורשה, לפי סוג העסק והיקפו, אפשר לעיתים לנהל ספרים בשיטה חד צידית, והעבודה מתמקדת בתיעוד הכנסות והוצאות, מע"מ ומקדמות.
בחברה בע"מ התמונה רחבה יותר. החברה צריכה דוחות כספיים מבוקרים, ולכן הספרים מנוהלים בשיטה כפולה: כל תנועה נרשמת בשני צדדים, ויש מאזן עם נכסים, התחייבויות והון. בנוסף יש כרטיס בעלי מניות שצריך לעקוב אחריו, רישום פחת על רכוש קבוע, הפרשות בסוף השנה, ולעיתים מלאי. ספרים מסודרים לאורך השנה הם מה שמאפשר לרואה החשבון לסגור את הדוחות הכספיים בלי חודשים של תיקונים. אם אתם בוחרים משרד לחברה, כדאי לקרוא גם את המדריך איך בוחרים משרד הנהלת חשבונות לחברה בע"מ.
אם אתם רוצים לבדוק מה צריך להיכלל בשירות עבור העסק או החברה שלכם, אפשר לקרוא על שירות הנהלת החשבונות של המשרד ולפנות אלינו לשיחת היכרות.
בדרך כלל רישום הכנסות והוצאות, התאמות בנקים, ספקים ולקוחות, דיווחי מע"מ, מקדמות מס הכנסה וניכויים במקור, ובעסק עם עובדים גם חשבות שכר. שירות טוב מוסיף דוח חודשי לבעלים.
לא תמיד. הדוח השנתי והדוחות הכספיים הם שירות נפרד אצל חלק מהמשרדים, ולכן כדאי לוודא מראש ובכתב מה נכלל בהסכם.
אצל משרדים רבים כן, כשירות משולב של הנהלת חשבונות וחשבות שכר. כשהשכר והספרים באותו משרד, נתוני השכר נקלטים ישירות בספרים ונבדקים מול הבנק.
לפחות בתדירות הדיווח של העסק, ורצוי באופן שוטף. העברה מרוכזת בסוף תקופה מגדילה את הסיכוי לטעויות ולאיחורים.
חברה בע"מ מנהלת ספרים בשיטה כפולה ומכינה דוחות כספיים מבוקרים, ולכן נדרשים בה מאזן, מעקב אחרי כרטיס בעלי המניות ורישומי סוף שנה. אצל עוסק מורשה ההיקף בדרך כלל מצומצם יותר.