שירות הנהלת חשבונות שוטף כולל בדרך כלל קליטה ורישום של הכנסות והוצאות, התאמות בנקים, דיווחי מע"מ ומקדמות מס הכנסה, ודיווחי ניכויים. בעסקים עם עובדים הוא כולל לעיתים גם הפקת שכר. היקף השירות משתנה בין עסקים, ולכן כדאי להגדיר מראש מה נכלל, באיזו תדירות, ומה העסק מעביר מצדו.
הלב של הנהלת החשבונות הוא רישום מסודר של כל הכנסה והוצאה, על בסיס מסמכים: חשבוניות, קבלות, דפי בנק וחוזים. הרישום צריך להתאים לחובות ניהול הספרים של העסק, שנקבעות לפי סוג העסק והיקפו.
התאמות בנקים סדירות, סגירת חודשים בזמן, ודוח שמראה לבעל העסק מה קורה בפועל: הכנסות, הוצאות ורווחיות. שירות טוב גם מתריע מראש על חובות תשלום קרובות ועל חריגות, ולא רק מדווח בדיעבד.
השירות טוב כמו החומר שמגיע אליו. עסק שמעביר מסמכים באופן קבוע, רצוי דיגיטלית, ומעדכן על שינויים כמו עובד חדש, הלוואה או לקוח מחו"ל, מקבל ספרים נכונים ומפתיע פחות בסוף השנה.
לפחות בתדירות הדיווח של העסק, ורצוי באופן שוטף. העברה מרוכזת בסוף תקופה מגדילה את הסיכוי לטעויות ולאיחורים.
לא תמיד. הדוח השנתי והדוחות הכספיים הם שירות נפרד אצל חלק מהמשרדים, ולכן כדאי לוודא מראש מה נכלל.
כן. רוב העבודה נעשית היום עם מסמכים סרוקים, מערכות חשבוניות מקוונות וחיבור לבנק, בלי להגיע פיזית למשרד.