הכלל המנחה הוא שהוצאה מוכרת היא הוצאה שהוצאה בייצור ההכנסה — כלומר נדרשה לצורך הפעילות העסקית. הוצאות שמשמשות גם את העסק וגם את השימוש הפרטי מוכרות באופן חלקי בלבד, לפי יחס השימוש. מה שמכריע בפועל הוא לא הקטגוריה אלא התיעוד: חשבונית על שם העסק והסבר סביר לקשר לפעילות.
לכיבוד ולאירוח יש כללים ייעודיים, והם מוכרים באופן חלקי ובתנאים. זו דוגמה טובה לכך שהקטגוריה לבדה לא קובעת.
ציוד שמשמש לאורך זמן מטופל בדרך כלל כרכוש קבוע ומופחת על פני מספר שנים, ולא נמחק כולו בשנת הרכישה.
כדאי לנסות לשחזר מול הספק. הוצאה ללא תיעוד לרוב לא תוכר, ולכן שחזור מוקדם עדיף על התמודדות בדיעבד.